Not: Mevcut şartlar gereği aşağıdaki tüm belgeleri e-posta üzerinden iletebilirsiniz.

Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği

Hibeli/Hibesiz Tüm Öğrenciler Tarafından Giden Öğrenci Birimine Teslim Edilmesi Gereken Belgeler / İşlemler

 

A) HAREKETLİLİK ÖNCESİ

1- BaşvuruFormu /Application Form 

 

Kabul Mektubu almak üzere misafir olunacak üniversiteye gönderilen –veya çevrimiçi olarak doldurulan- başvuru formunun bir kopyasıdır. Ekteki dosya üniversitemize ait bir örnektir.

 

2- Kabul Mektubu / Acceptance Letter 

 

Alınan kabul mektubunun imzalı/mühürlü olması ve öğrencinin ismiyle birlikte hareketlilik sürecinin başlangıç/bitiş tarihlerini içeriyor olması gerekmektedir. Ofisimizdeki işlemler açısından belge fotokopi veya internet çıktısı olabilir. Fakat konsoloslukların genellikle vize için ıslak imzalı kabul mektubu talep ettiği göz önünde bulundurulmalıdır.

 

3- Öğrenim Anlaşması / Learning Agreement (Bilgisayar ile doldurularak teslim edilmelidir.)

 

Learning Agreement, öğrencinin gideceği üniversitede öğrenim göreceği sürede alacağı derslerin isim, kod ve ECTS kredilerinin yazılı olduğu belgedir. İki üniversitenin bölüm ve kurum koordinatörleri tarafından imzalanır. Öğrenci ders seçimini kendi bölüm koordinatörü ve gideceği bölümün koordinatörüyle irtibat kurarak yapar. Bir dönem için alınan derslerin kredilerinin 30 ECTS’nin altında veya üstünde olmaması gerekir.

 

Öğrenci yurt dışına çıkış yapmadan önce bu anlaşmanın her iki üniversitenin bölüm ve kurum koordinatörleri tarafından imzalanması gerekir. Belgeyi kurum koordinatörümüze (institutional coordinator) imzalatmak için ofisimize teslim ederken bölüm koordinatörünüz (departmental coordinator) tarafından imzalı olduğundan emin olunuz.

 

Ofisimiz öğrencinin zaman kaybını önlemek amacıyla imzalı anlaşmanın fotokopisini/çıktısını kabul etmektedir; ıslak imza şartı aramamaktadır. Ancak, öğrencinin gideceği üniversitenin ıslak imzalı orijinal belgeyi talep edebileceğini dikkate alarak anlaşmayı en az 2 nüsha olarak hazırlaması tavsiye edilir.

 

Öğrenim anlaşmasını doldururken tabloları taşırmayınız, çıktı almak istediğinizde dipnotlar (guidelines) bölümünü dikkate almayınız.

 

Ders Değişikliği: Öğrenim anlaşması akademik içerikli bir belge olduğundan yapılacak değişikliklerin öncelikli olarak bölüm koordinatörü tarafından onaylanması gerekmektedir. Bu anlamda aldığınız derslerde değişiklik olacaksa öğrenim anlaşmasının “during the mobility” bölümünü düzenleyip misafir olduğunuz kuramdaki sorumlu koordinatöre ve e-posta üzerinden üniversitemizdeki koordinatörünüze imzalatınız. 

 

4- Akademik Eşdeğerlik Belgesi   (Bilgisayar ile doldurularak teslim edilmelidir.)

 

Akademik Eşdeğerlik Belgesi, Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) ile birlikte her dönem için ayrı ayrı 3’er adet hazırlanacaktır. Belgede alınacak derslerin ve üniversitemizdeki eşdeğer derslerin kredi karşılıklıların 1 dönem için 30 ECTS olmasına dikkat edilmelidir.

 

Akademik Eşdeğerlik Belgesinin ilgili imzalar ve yönetim kurulu kararından sonra hareketliliğe başlamadan önce imza için ofisimize teslim edilmesi gerekmektedir.

 

 5- Vize/Yabancı Dil ve Pasaport* Yazısı Formu

 

Ofisimiz Erasmus+ öğrencilerimizin daha kolay ve sorunsuz vize alabilmeleri için Türkçe/İngilizce olarak bir vize yazısı düzenlemektedir. Bu yazı öğrencinin gideceği okulda öğrenim göreceği zaman aralığını ve -alacaksa- aylık hibe miktarını içermektedir. Yazının düzenlenebilmesi için öğrencinin kabul mektubu almış olması gerekmektedir.

 

Vize yazısının yanı sıra talep edildiği takdirde öğrencinin girdiği Erasmus dil sınavından aldığı notu belgeleyen bir yazı da düzenlenir.

 

Bu belgeleri talep eden öğrencilerin ilişikteki talep formunu doldurarak e-posta ortamında veya elden ofisimize ulaştırmaları gerekir. 

 

* 492 sayılı harçlar kanunundaki düzenlemelerden sonra öğrenciler için harçsız pasaport işlemlerinde değişiklikler olmuştur. Bu düzenlemelere göre, 25 yaşını doldurmamış öğrenciler artık yazı ibraz etmeden (daha önce bununla ilgili ofisimizden yazı alınıyordu) öğrenci belgeleriyle pasaport harcından muaf sayılacaklardır. Daha detaylı bilgi için Nüfus müdürlüklerine danışabilirsiniz.

 

Harçsız pasaport talibinde bulunan 25 yaş üstü öğrencilerimiz ofisimizle irtibata geçebilirler. 

İrtibat No: 0 216 777 1756

 

 

 

6-  Öğrenci Sözleşmesi  (Hibeli/Hibesiz Tüm Öğrenciler İçin)

Sözleşme imzalanabilmesi için gerekli olan belgeler aşağıdadır. Mevcut şartlar gereği tüm belgeleri e-posta üzerinden iletiniz. Belgelerini eksiksiz bir biçimde gönderen öğrencilerin sözleşmeleri hazırlanıp e-posta üzerinden iletilecektir. Öğrenci sözleşmeyi imzalayıp tarayarak yine e-posta üzerinden iletecektir. 

 

-              Kabul mektubu,

-              Pasaportun vize ve kimlik sayfaları

-              Gidiş Bileti

-              İmzalı öğrenim anlaşması/learning agreement (Taraflardan en az birinin imzasını içermelidir)

-              Hesap cüzdanı (Sadece hibeli öğrenciler – Halkbankası Kuyubaşı şubesi, vadesiz Euro  hesabı)

-              Eşdeğerlik Belgesi (Bölümünüze teslim etmiş olmanız yeterlidir)

-              Güncel öğrenci belgesi (E-devlet kaydı olabilir)

Ülkelere Göre Hibe Miktarları*

 

Ülke Grupları	Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler	Aylık Hibe / Öğrenim Hareketliliği (Avro)
1. ve 2. Grup Program Ülkeleri	Birleşik Krallık, Danimarka, Finlandiya, İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, Lüksemburg, Norveç, Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Güney Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta, Portekiz, Yunanistan	500
3. Grup Program Ülkeleri	Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, Hırvatistan, Letonya, Litvanya, Macaristan, Makedonya, Polonya, Romanya, Slovakya, Slovenya, Türkiye	300

* 2018-2019 Hareketlilik Dönemi itibariyle geçerli olacakatır.

Süre ve Hibe Hesaplamaları

 

Erasmus+ 2017 Dönemi Program Rehberinde bulunan hibe hesaplamaları ile ilgili madde aşağıdadır:

 

“…6.2. Süre ve Hibe Hesaplamaları Öğrencilerin faaliyet süreleri ve hibeleri, faaliyet başlamadan önce tahminî olarak hesaplanır. Faaliyet sona erdikten sonra gerçekleşen kesin süreler ve hibeler tekrar belirlenmelidir. Faaliyete başlamadan önce yapılacak planlamada gidilecek kurumdaki akademik takvim, öğrencilerin kabul mektuplarında yer alan süreler, önceki yıllarda ilgili kurumda gerçekleşen faaliyetlerden edinilen deneyimler gibi mevcut bilgi ve belgelere göre faaliyet süresi tahminî olarak belirlenir. Kesin faaliyet süresi, katılım sertifikasında bulunan faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre hesaplanır.”

 

NOT: Öğrencinin, yurt dışına çıktıktan sonra hibesinin hesabına aktarılma gibi bir olasılığı varsa bu hesabı aile üyelerinden biriyle ortak hesap olarak açmasını tavsiye ederiz. Veya öğrenci hibesini kullanabilmek için internet bankacılığı gibi bir yola başvurabilir.

 

Hibe kesintisi / iadesine ilişkin hususlar

Öğrencinin hareketlilik süresinin asgari sürenin (Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Faaliyeti için minimum 3 ay) altında olması durumunda hibe ödemesi yapılamaz, ödeme yapılan öğrenciden hibenin tamamının iadesi istenir.

Hareketliliğe katılımını -katılım sertifikası ile- belgelemeyen öğrenciler aldıkları hibenin tamamını iade etmek zorundadırlar. Transkript ibraz edemeyen öğrencilerin toplan hibelerinde %20 oranında kesinti uygulanır.

Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin zamanında teslim edilmemesi ya da başarısız olunması halinde de öğrencilerin hibelerinde kesinti uygulanır. Kesintinin uygulanıp uygulanmayacağına, uygulanacaksa ne oranda uygulanacağına hareketlilik sonrasında öğrencinin dosyası incelenip gerektiğinde öğrencinin misafir olduğu kurumdan bilgi alınarak karar verilmektedir.

 

7- OLS Lisansı

 

Ofisimiz tarafından, Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği kapsamında giden öğrencilerimize OLS (Online Linguistic Support) sistemi üzerinden çevrimiçi dil destek programı lisansı gönderilmektedir. Erasmus programının katılımcıların dil becerilerine katacağı etkiyi görmek üzere tasarlanmış olan bu dil destek programı, öğrenim hareketliliğinin başlangıcında ve sonunda olmak üzere 2 çevrimiçi sınav ve çevrimiçi dil kurslarını kapsamaktadır. Sınavlara katılım zorunludur.

Sözleşme imzaladıktan sonra OLS lisansının e-posta adresiniz iletilip iletilmediğinden emin olunuz.

OLS hakkında detaylı bilgi için:

http://erasmusplusols.eu/

8-  Pasaportun kimlik ve vize sayfaları

 

9- Gidiş Uçak Bileti

 

10- Öğrenci Belgesi

  

B) HAREKETLİLİK ESNASI

 

11- Varış Konfirmasyon Formu / Arrival Form

 

Öğrenci misafir olacağı üniversiteye ulaşır ulaşmaz Arrival Formu doldurup oradaki ilgililere imzalattıktan sonra tarayıp e-posta ortamında ofisimize iletir. Ekteki dosya üniversitemize ait bir örnektir.

 

12-  Ders Değişikliği

 

Öğrenim Anlaşmasında bir değişiklik yapılması halinde, öğrenci eklediği/çıkardığı dersleri değişiklik sayfasına işletip gidilen üniversitenin koordinatörlerine imzalatıldıktan sonra M.Ü’deki bölüm koordinatörüne e-posta ortamında iletir. Bölüm koordinatörü de imzaladıktan sonra ofisimize ulaştırır.

 

Öğrenci hareketlilikten döndükten sonra dersleri değiştiği için yeni bir eşdeğerlik sayfası hazırlayacaktır.

 

C) HAREKETLİLİK SONRASI

 

 

13- Katılım Sertifikası / Certificate of Attendance

 

Katılım belgesi öğrencinin öğrenimini tamamlayıp ülkesine dönmeden önce misafir olduğu kurumdan muhakkak alması gereken en önemli belgedir. Mutlaka imzalı ve mühürlü olmalı, öğrenim başlangıç ve bitiş tarihlerini içermelidir. Ekteki dosya üniversitemize ait örnektir.

 

14- Transkript 

 

Başarılı veya başarısız alınan tüm derslerin ECTS kredileriyle birlikte transkriptte yazılı olması gerekmektedir. Transkriptin imzalı/mühürlü olması ve not eşdeğerliliklerinde kullanılmak üzere not açıklama sayfasıyla birlikte alınması gerekmektedir.

 

Misafir oldukları kurumda ders yerine tez çalışması yürüten lisansüstü öğrencilerinin transkript yerine geçebilecek imzalı/mühürlü bir belge almaları gerekmektedir. Bu belgede öğrencinin 1 sömestr için 30 ECTS kredilik bir tez çalışması (tez çalışmasının konusu/başlığı ile birlikte) tamamladığının belirtilmiş olması gerekir. 

15- Çevrimiçi Bireysel Katılımcı Raporu

 

Hareketliliğini tamamlayıp belgelerini teslim eden öğrencilerimizin e-posta adreslerine gönderilen çevrimiçi raporu tamamlamaları gerekmektedir.

 

16- Dönüş Seyahat Belgeleri (Bilet, biniş kartı, pasaport giriş çıkış mühürleri)

 

17- Akademik Tanınma Belgesi 

 

Misafir olunan kurumdan alınan notların üniversitemizdeki not sistemine işlenmesi için gereken Akademik Tanınma Belgesi 3 nüsha olarak hazırlanıp bölüm koordinatörü tarafından imzalandıktan sonra ofisimize teslim edilir. Uluslararası Ofisin onayından sonra öğrenci -dosyasında eksik bulunmuyorsa- belgeyi ofisten alıp bölümün öğrenci işlerine teslim eder. Notların sisteme girilme işlemi bölümün öğrenci işleri tarafından yapılır.

 

18- İletişim Bilgi Formu 

 

19-  Güncellenmiş Yerel Transkript

 

Misafir olunan kurumdan alınan notların işlenmiş olduğu güncel transkripttir. İmzalı/mühürlü olmalıdır. Fotokopi olabilir, e-posta üzerinden (erasmus@marmara.edu.tr)  iletilebilir.

 NOTLAR:

  

• Erasmus Öğrencileri yurtdışında bulundukları dönemler de dâhil olmak üzere M.Ü. öğrenci harcını –yükümlülük söz konusuysa- yatırmakla yükümlüdürler. 
• Öğrencilerin hareketlilik tarihleri farklı olduğundan, yurtdışına çıkmadan önce birimimize teslim edilecek belgeler için bir tarih konulmamıştır. Ancak misafir olunacak üniversitenin son başvuru tarihleri ve istemiş olduğu belgeler de dikkate alınarak birimimizce istenilen belgeler ile birlikte her iki kurumun talepleri göz önünde bulundurularak belgeler düzenlenecektir. 
• Öğrencilerin hareketlilik tamamlandıktan sonra en geç 1 ay içerisinde tüm belgelerini eksiksiz bir biçimde Uluslararası Ofise teslim etmiş olmaları gerekmektedir. 
• Aslı istenilen belgelerin onaylı ve imzaların ıslak olması gerekmektedir.  Asıl belgelerin üzerinde silinti, kazıntı, karalama, değişiklik vb. olmaması gerekmektedir.
• Pasaport sayfası, Akademik Takvim vb. üzerinde isim yazmayan belgelerin üst kısmına öğrencinin adı-soyadı ve bölüm bilgisi not düşülerek teslim edilmesi gerekmektedir.
• Birimimize teslim edilmesi gereken belgeler listesinin bir çıktısı öğrenci tarafından alınarak hangi belgelerin teslim edildiği öğrenci tarafından takip edilecektir.
• 90 günün altında öğrenim gören ve/veya katılımını -katılım sertifikası ile- belgelemeyen öğrenciler aldıkları hibenin tamamını iade etmek zorundadırlar.
• Belgelerinde eksik olan öğrencilerin hibelerinden en az %20 oranında kesinti yapılır.